ソニック

事務職の定番テクニックを徹底解説

「生徒の年齢を1人ずつ電卓で計算している」「契約期限切れに気付かず、上司に怒られた」

そんな経験、事務職の方なら一度はあるはずです。

学校事務員時代の私もそうでした。生徒300人の年齢を電卓で計算したり、書類の提出期限を手動で管理したり……それが、Excelの日付関数を覚えてから一変しました。

電卓で30分かかっていた年齢計算が、関数1秒で完了。期限管理の漏れもゼロに。

日付関数は、事務職の業務時間を劇的に変える「魔法のツール」です。

この記事では、Excelの日付・時刻関数の基本から実務テクニックまで、コピペで使えるサンプル付きで完全解説します。

こんな方におすすめ

• 年齢計算・期間計算を毎月のように手作業でやっている事務職の方
• 契約期限・支払期日の管理を効率化したいバックオフィスの方
• Excelスキルをもう一段階レベルアップさせたい方

第1章｜事務職にとって日付関数が必修な理由

こんな業務に日付関数は使える

私自身、学校事務員時代に日付関数を毎日のように使っていました。具体的には：

• 生徒300人の年齢を年度開始時点で一括計算
• 就学支援金の申請期限を自動判定
• 保護者からの書類提出期限の進捗管理
• 給与計算における勤務日数・有給残日数の集計
• 契約書の更新期日リマインダー

Before/After｜日付関数の威力

第2章｜基本｜TODAY/NOW/DATE関数

TODAY関数｜今日の日付を自動表示

最も基本的で、最もよく使うのがTODAY関数。今日の日付を自動で表示してくれます。

=TODAY()

結果：2026/06/04（実行した日が表示される）

実務での使い方

• 資料の作成日を自動表示（毎回入力不要）
• 「今日からの経過日数」計算の基準点
• 期限管理の基準日（後述）

※TODAY()は、Excelファイルを開くたびに自動更新されます。「資料作成日」を固定したい場合は、Ctrl + ; で固定日付を入力します。

NOW関数｜現在の日時を表示

=NOW()

結果：2026/06/04 14:30（日付＋時刻）

打刻記録・ログ管理など、時刻まで必要な場合に使います。

DATE関数｜年・月・日から日付を組み立てる

=DATE(年, 月, 日)
=DATE(2026, 4, 1)

実務での使い方

「年度開始日（4月1日）」「月末日」など、計算で動的に日付を作るときに使います。

# A1セルに年（例：2026）が入っているとき
=DATE(A1, 4, 1)
=DATE(A1+1, 3, 31)

第3章｜年齢・期間計算｜DATEDIF関数の使い方

DATEDIF関数｜事務職の最重要関数

**DATEDIF（デイトディフ）は、事務職にとって最も使用頻度が高い関数の1つ**。2つの日付の「年数」「月数」「日数」を一発で計算してくれます。

基本構文

=DATEDIF(開始日, 終了日, 単位)

単位の指定（重要）

実例1｜年齢を計算する

A1セルに生年月日が入っているとき、今日時点の年齢を計算します。

=DATEDIF(A1, TODAY(), "Y")

結果：35（35歳）

実例2｜勤続年数を「X年Yヶ月」形式で表示

=DATEDIF(入社日, TODAY(), "Y") & "年" & DATEDIF(入社日, TODAY(), "YM") & "ヶ月"

結果：「5年3ヶ月」（人事資料での定番表記）

実例3｜年度開始日時点での年齢を計算

学校事務では「年度初日時点での年齢」が必要です。

# A1に生年月日、年度=2026年度の場合
=DATEDIF(A1, DATE(2026,4,1), "Y")

# A1に生年月日、年度=2026年度の場合 =DATEDIF(A1, DATE(2026,4,1), “Y”)

第4章｜日付の操作｜YEAR/MONTH/DAY/WEEKDAY

YEAR/MONTH/DAY関数｜日付から年・月・日を取り出す

=YEAR(A1)   → 2026（年だけ取り出す）
=MONTH(A1)  → 6（月だけ取り出す）
=DAY(A1)    → 4（日だけ取り出す）

実務での使い方

• 売上データから「月別集計」用の月列を作る
• 「生まれ年だけ抽出して集計」する
• グラフのX軸ラベル用にデータを加工

WEEKDAY関数｜曜日を判定

=WEEKDAY(A1, 2)
# 第2引数を「2」にすると、月曜=1、火曜=2、…、日曜=7

曜日名を日本語で表示する

=CHOOSE(WEEKDAY(A1,2), "月", "火", "水", "木", "金", "土", "日")

結果：「水」（A1が水曜日の場合）

※TEXT関数を使えばより簡単に表示できます：

=TEXT(A1, "aaa") → 水

第5章｜期限管理｜EDATE/EOMONTH

EDATE関数｜Xヶ月後の日付を計算

=EDATE(開始日, 月数)

実例｜3ヶ月後の支払期日を計算

# A1に契約日が入っているとき、3ヶ月後の支払期日
=EDATE(A1, 3)

結果：契約日の3ヶ月後の日付（自動計算）

EOMONTH関数｜月末日を計算

=EOMONTH(開始日, 月数)

実例｜今月末を取得

=EOMONTH(TODAY(), 0)
# 「0」は「今月」、「1」なら「来月末」、「-1」なら「先月末」

結果：今月の月末日（2026/06/30など）

実例｜請求書の支払期限を「翌月末」に設定

# A1に請求日が入っているとき
=EOMONTH(A1, 1)

結果：請求日の翌月末日（経理業務の定番）

第6章｜営業日計算｜WORKDAY/NETWORKDAYS

WORKDAY関数｜営業日換算でX日後の日付

=WORKDAY(開始日, 日数, [祝日リスト])

土日を除外して、指定日数後の日付を返します。

実例｜5営業日後の納期を計算

# 今日から5営業日後
=WORKDAY(TODAY(), 5)

結果：今日から5営業日後の日付（土日を除く）

祝日リストを反映する

# 祝日リスト（H1:H20）を反映
=WORKDAY(TODAY(), 5, H1:H20)

祝日も除外して計算してくれます。

NETWORKDAYS関数｜2つの日付間の営業日数

=NETWORKDAYS(開始日, 終了日, [祝日リスト])

実例｜プロジェクトの所要営業日数

# A1=開始日、B1=終了日、H1:H20=祝日リスト
=NETWORKDAYS(A1, B1, H1:H20)

結果：開始日から終了日までの営業日数（土日祝を除く）

※プロジェクト管理・工数計算・有給日数管理など、用途は無限大です。

第7章｜実務テクニック｜期限切れ自動判定・年齢一覧

テクニック1｜期限切れを自動で色分け

「期限切れ」「期限間近」を一目で識別できる仕組みを作ります。

ステップ1：判定列を作る

B列に期限が入っているとき、C列に判定式を入力：

=IF(B2<TODAY(), "期限切れ", IF(B2-TODAY()<=7, "期限間近", "OK"))

ステップ2：条件付き書式で色分け

1. 判定列を選択 →「ホーム」→「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」
2. 「文字列」で「期限切れ」→赤背景
3. 同じ手順で「期限間近」→黄背景

これで、期限管理表が**視覚的にすぐ把握できる**ダッシュボード化します。

テクニック2｜年齢一覧表の自動生成

生徒・社員などの名簿で、年齢を自動表示する仕組み。

数式を下にドラッグすれば、全員の年齢が自動で計算されます。来年見ても、自動で年齢が更新されているのが最大のメリット。

テクニック3｜契約更新リマインダー

契約更新日が近づいたら通知する仕組み。

=IF(EDATE(契約日,12)-TODAY()<=30, "更新時期です", "")

契約日から12ヶ月後（次の更新日）が30日以内に迫ったら、「更新時期です」と表示されます。

第8章｜つまずき対処＆まとめ

よくあるトラブル

トラブル1：日付がシリアル値（数字）で表示される

原因：

セルの書式が「標準」になっている。

対処：

セルを右クリック →「セルの書式設定」→「日付」を選択。

トラブル2：DATEDIFがエラーになる

原因：

「開始日 > 終了日」になっている、または日付が文字列として認識されている。

対処：

開始日と終了日の順序を確認。日付が文字列の場合は、データの区切り位置機能で日付型に変換します。

トラブル3：WORKDAYで祝日が反映されない

対処：

内閣府の「国民の祝日」CSVをExcelに貼り付け、祝日リストとして第3引数に指定します。

トラブル4：TODAY()が更新されない

原因：

「計算方法」が「手動」になっている。

対処：

「数式」→「計算方法の設定」→「自動」に変更。または F9 で再計算。

この記事のまとめ

• TODAY/NOW/DATEは「動く日付」を作る基本3関数
• DATEDIFは事務職の最重要関数。年齢・期間計算が一発
• EDATE/EOMONTHで期限管理を自動化
• WORKDAY/NETWORKDAYSで営業日計算
• 条件付き書式と組み合わせて、視覚的な期限管理ダッシュボードが作れる

FAQ

Q1. DATEDIFがExcelの関数一覧に出てきません

DATEDIFは「Lotus 1-2-3」との互換性のための関数で、Excelの関数一覧には表示されません。直接タイプして使う「隠し関数」です。動作は正常なので、安心して使えます。

Q2. 和暦（令和）で表示したい

セルの書式設定 → 「日付」 → カレンダーの種類で「和暦」を選択。または =TEXT(A1, “ggge年m月d日”) で「令和8年6月4日」と表示できます。

Q3. 日付の引き算ができません

両方が日付型になっているか確認してください。例：=B1-A1 で「日数差」が計算できます。年齢計算には DATEDIF が確実です。

Q4. 営業日計算で休日（土日以外）を考慮したい

WORKDAY.INTL関数を使うと、土日以外を休日として指定できます。例：=WORKDAY.INTL(A1, 5, 11) は「日曜のみ休日」として計算。

Q5. 数式が複雑になりすぎたら？

Excel関数で対応が難しい複雑な期日管理は、Pythonに移行すると劇的に楽になります。詳しくは別記事「Excel関数からPythonへ移行する最短ルート」をご覧ください。

次にやるべき3つの行動

• **今すぐ**：自分の業務で「年齢計算」「期限管理」が必要な箇所をリストアップ
• **今日中**：1つの業務で DATEDIF か EOMONTH を実際に使ってみる
• **今週中**：複数の日付関数を組み合わせて、期限管理ダッシュボードを作る

一度仕組みを作れば、来年も再来年も自動で使い続けられます。日付関数は「業務の貯金」になる投資です。

日付関数で、事務の毎日が変わる

日付関数を使いこなせるかどうかで、事務職の業務時間は驚くほど変わります。電卓で計算していた時代に戻る必要はありません。

そして、Excelの日付関数で対応が難しくなったら、Pythonへのステップアップを検討してください。さらに広い世界が待っています。

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